Beleidsplan Stichting Roefeldag Duiven
RSIN 856164719 ANBI-status.
Het beleidsplan is in 2019 vastgesteld en geeft inzicht in de volgende punten:
• Het werk en de doelstelling van de Stichting Roefeldag Duiven
• Werving budget besteding en winstoogmerk
• Vermogen of reserve
• Bestemming van saldo bij liquidatie
• Missie en toekomst
• De website die wordt gebruikt om het beleidsplan en het financiële verslag te publiceren
Werkzaamheden van de Stichting en het comité
• De voorbereiding en organisatie door het comité voorafgaand aan de Roefeldag (in juni van het opvolgende jaar) met de volgende werkzaamheden: ieder jaar opnieuw opzetten van een jaarplan en draaiboek, website, de Roefelkrant, databank en een begroting.
• Het uitschrijven van vergaderingen, het werven van vrijwilligers voor het comité en organisatie, het werven van deelnemende bedrijven en het inschrijven van kinderen. Ook wordt de Roefeldag jaarlijks geëvalueerd.
• De taak van de Stichting is het verkrijgen van de jaarlijkse gemeentelijke subsidie en sponsor-fondsen, PR en communicatie met de gemeente Duiven, de Duivense bevolking en het realiseren van de Roefeldag en toekomstige Roefeldagen.
Statutaire doelstelling van de Stichting:
• De Stichting Roefeldag Duiven is volstrekt onafhankelijk.
• De doelstelling is basisschoolleerlingen kennis te laten maken met de werkwereld van volwassenen als bijdrage aan latere beroepskeuze. Dit kennismaken wordt “Roefelen” genoemd naar het Vlaamse woord voor snuffelen. De voorbereidende organisatie is in handen van 10 tot 12 vrijwilligers; het Roefelcomité.
• In de statuten is de doelstelling nader omschreven: 1 dag per kalenderjaar wordt een Roefeldag georganiseerd t.b.v. de schoolgaande jeugd uit de basisschool-groepen 5, 6, 7 en 8. Er gaan die bewuste dag in juni ca. 1000 kinderen -in groepjes van 6- in gehuurde busjes naar bedrijven. Er doen ca. 120 bedrijven mee aan de Roefeldag.
• Zorgen voor continuïteit van het evenement.
Werving van gelden/fondsen:
• De Roefeldag was oorspronkelijk een activiteit van de gemeente Duiven. Na enige jaren is de organisatie doorgegeven aan een groep vrijwilligers; het Roefelcomité. De financiële middelen werden en worden nog steeds verstrekt door de gemeente Duiven in de vorm van een subsidie die ieder jaar weer opnieuw moet worden aangevraagd. De subsidie dekt tot nu toe de begroting. Buiten de kosten-begroting is echter veel meer nodig om de hele Roefeldag te kunnen organiseren dus is er sprake van sponsoring in natura door enkele organisaties zoals het MKB en diverse bedrijven.
Afwezigheid winstoogmerk
• Er is sprake van een vrijwilligersactiviteit zonder enig winstoogmerk. Er is geen belonings- systeem van vrijwilligers - zie ook “Uitkeringen”. Dus geen zogeheten vakantiegeld of enige vergoeding anders dan declaraties op basis van landelijke normen t.a.v. gereden km’s en b.v. kantoorartikelen.
Bestedingen en Kosten
• Van de geworven fondsen worden kosten betaald zoals de huur van ca. 30 personenbussen en het verzekeren daarvan alsmede de verzekering van de inzittenden en de verzekering van het evenement zelf; hiermee is ca. 65% van het budget besteed. Er zijn verder kosten van bank, website, porto, huur locatie (1 dag per jaar), catering, drukwerk enz. De relatief kleine kosten zijn te schatten op 10%.
• Het streven van het bestuur van de Stichting is de uitgaven dusdanig te doen dat er een voldoende calamiteiten-reserve blijft (ca. 25 % eindsaldo) nodig voor calamiteiten (waarvan het eigen risico van de verzekeringen bepalend is). Dit eindsaldo is tevens het beginsaldo naar het volgende jaar, alsmede het eventuele liquidatiesaldo van de stichting. In de statuten is beschreven wat de bestemming is van dit liquidatiesaldo t.w. een soortgelijk (ANBI-) doel als de Roefelorganisatie beoogt.
• Uitkeringen: Het bestuur en comitéleden ontvangen geen uitkeringen of vakantiegeld. Er is dus hiervan geen overzicht.
Beschikken over vermogen:
• De Stichting heeft een eigen vermogen in de vorm van een eindsaldo/calamiteiten-reserve. De Stichting streeft dus ieder boekjaar naar een calamiteiten reserve. Deze reserve moet ingezet kunnen worden bij ernstige incidenten en ongevallen voor het deel dat niet door verzekeringen wordt gedekt zoals eigen risico.
Bestemming Liquidatie saldo:
• Zoals vermeld in de statuten wordt een eventueel restvermogen besteed aan een uitkering aan een andere ANBI-instelling bezig met jeugdwerk in of om Duiven.
Missie
• Het project Roefeldag is ieder jaar in opzet hetzelfde. Er zijn nog geen concrete plannen tot wijziging tenzij er een verandering van de subsidie zou plaatsvinden, het aantal kinderen wijzigt of omdat scholen of bedrijven minder of niet meer zouden meewerken of maatschappelijke eisen veranderen.
• Vanaf de start is deelname van de kinderen gratis en verlenen bedrijven gratis medewerking en is de organisatie in handen van vrijwilligers. De Stichting wil deze belangenloosheid in stand houden.
• Plezier educatie en veiligheid. Alle inspanningen zijn primair gericht op een leerzame plezierige dag voor de deelnemende kinderen in maximale veilige omgevingen.
• Het bepalen en beperken van alle risico’s die deelnemers vrijwilligers -incl. comité- kunnen lopen tijdens dit evenement en voorafgaand.
• Het evenement is het belangrijkste jeugd-evenement van Duiven en breed gedragen door de gemeenschap en gemeente en politiek.
• Als er zich bijzondere activiteiten binnen de bestaande activiteiten voordoen, dan tracht de stichting daarvoor extra fondsen aan te trekken in de vorm van sponsoren. Dit om te voorkomen dat de reserve wordt gebruikt.
Taakstelling bestuur
• Controle op de doelstellingen en taakverdeling in comité en organisatie
• Beheer van de financiën
De Stichting heeft een bestuur bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Dit bestuur heeft de zeggenschap over het budget en uitgaven. Alle financiële middelen zijn onder beheer van de penningmeester van de stichting. Het beheer wordt gecontroleerd door een kascommissie.
Balans en begroting:
Financiële verantwoording 2018:
De verleende subsidie was gelijk aan voorgaande jaren 4900.- euro
Het beginsaldo (bank) na crediteuren was 3080,- euro.
Voor de start van de Roefeldag was er dus in kas (bank) 7980,- euro
De totaalkosten van de Roefeldag bedroegen in 2018 5450,- euro
Lopende debiteuren en komende declaraties ca. 500,- euro
Als batig saldo/calamiteiten-reserve voor seizoen 2018/2019 verwacht de Stichting 2030,-
Administratie
• Er is een documenten-administratie zoals standaardbrieven, formulieren en mails, notulen en correspondentie in beheer van de secretaris. En er is een financiële administratie in beheer bij de penningmeester.
Publicatie financieel jaarverslag en beleidsplan
• URL/website: www. roefeldag-duiven.nl
Bestuur Stichting Roefeldag Duiven - Situatie sinds januari 2019
Voorzitter: R. Mellema te Duiven
Secretaris: D. Evers te Duiven
Penningmeester: N. de Bruin te Duiven
